Что делать Подрядчику если, дополнительные работы не согласованы с Заказчиком

Текущая ситуация: выполнены дополнительные работы, но вовремя они не согласовались.

Первоначальные данные
• Акты в форме КС-2 с Заказчиком подписаны только на основные работы, на вспомогательные работы акты не подписывались.

Описание данной ситуации
• Произведены работы по договору, в том числе и вспомогательные работы. Но с Заказчиком эти работы (дополнительные), отдельно (письменно) не согласовывались. При таком раскладе, вероятность того, что Заказчик не оплатит дополнительные работы, очень велика.
• Вдобавок, из-за вспомогательных работ возникла просрочка в сдаче основных работ.

Перспектива
• Вспомогательные работы не приняты, не оплачены.
• Подрядчику начисляется пеня за просрочку.

Рекомендуемые для Подрядчика действия
• Подрядчик обязан в письменной форме обосновать свою позицию (по какой причине произошло изменение срока)
• Подрядчик обязан обосновать выполнение им вспомогательных работ с согласия Заказчика.

Документы, которые выполняют функцию согласия Заказчика (акцепт):
• прежде всего, письма о согласовании вспомогательных работ (по условиям текущей ситуации подобных писем нет)
• локальный сметный расчет, который подписан Заказчиком, где есть позиции со вспомогательными работами;
• акты, протоколы и другие документы которые (не в полной мере) подтверждают согласие Заказчика на вспомогательные работы;
• новый проект (проектная документация, которая подразумевает под собой необходимость в вспомогательных работах), если данные работы потребовались по причине изменения проекта.
• Другие документы, которые можно классифицировать как согласие Заказчика на выполнение вспомогательных работ.

Необходимые для Подрядчика документы
• Письменное уведомление о переносе сроков сдачи главных работ («… так как требовалось выполнить вспомогательные (дополнительные) работы, это заняло … дней, таким образом сроки сдачи основных работ по контракту переносятся на … дней…»
• Согласовательное письмо по вспомогательным работам, где приводятся причины, которые привели к необходимости в вспомогательных работах, обоснованием будут являться указанные выше документы. Также приводится требование оплатить вспомогательные работы.
• Примечание: если требуются вспомогательные работы, надо сразу же отправлять письмо Заказчику о необходимости в вспомогательных работах, причем не выполнять основные до того момента, пока Заказчик, в письменной форме, не согласится на вспомогательные работы и на изменения сроков.
• В виду того, что в большинстве случаях вспомогательные работы «оформляются» устно, и возникает ситуация, которая описанная выше. Требуется собрать максимальное количество документов, которые прямо или косвенно подтверждают согласие Заказчика на выполнение подрядчиком вспомогательных работ.

Ожидаемые результаты
Заказчик обязан принять вспомогательные работы и оплатить.

Проведенные Подрядчиком действия
• Составлены и отправлены вышеописанные уведомления.
• Собраны все документы (в том числе, журнал производства работ) в которых содержится согласие Заказчика на проведение вспомогательных работ.

Полученные результаты (2 варианта)
• 1-й вариант. Заказчик принял вспомогательные работы и оплатил.
• 2-й вариант. Заказчик принял допработы, но оплаты до сих пор нет. Требуется обращаться в суд, где и пригодятся, собранные вами, документы. Оплата будет произведена, но только по решению суда (примерно через 3-4 месяца).

Минус
• Бесполезно потерянное Подрядчиком время:
• На выяснения с Заказчиком того, как оплачивать вспомогательные работы
• На объяснение ситуации Заказчику (подписанная смета является согласием Заказчика на вспомогательные работы)
• На переписку с самим Заказчиком
• На обоснование вашей точки зрения должностным лицам Заказчика
• Задержка оплаты (на месяц) пока подобная спорная ситуация разрешалась Подрядчиком лично, без привлечения квалифицированных юристов.

Плюс
• Практика на будущее (вспомогательные работы обязательно согласовывать письменно)
• Образцы уведомлений Заказчику
• Знание того, как поступать в аналогичных ситуациях
• Экономия времени в будущем при решении таких спорных моментов

Вывод
• Скорое (практически моментальное) реагирование на требования Заказчика, которые необоснованны, позволит сократить время, а также ускорить оплату.
• Грамотное и правильное составление уведомление не позволит ситуации перейти в конфликтные отношения «Подрядчик-Заказчик».

Реализация
• Пошаговая инструкция
• Образцы применяемых в данном случае документов (писем).
• Уведомление о необходимости проведения дополнительных работ.
• Обоснование необходимости включения допработ в контракт.
• Письмо о согласовании дополнительных работ.

ООО "Ю-ника"